מדידה ארגונית בתהליך עיצוב סביבת העבודה

עיצוב: מיכל רוזן. צילום: קטיה לין     

קשר בין סביבת עבודה ומחוברות עובדים ופרודוקטיביות ארגונית

עובדים מרוצים, מאושרים ומחוברים מהווים תנאי הכרחי לאווירה ארגונית חיובית, לאמון בהנהלה,  בחזון ובמוצר. כל אלה משפיעים בסופו של דבר על השגת יעדים עסקיים והצלחת החברה. 

אחד ההיבטים המרכזיים של חוויית העובד היא סביבת העבודה. סביבת עבודה "נכונה" משפיעה באופן חיובי על שביעות רצון העובדים ועל רמת האפקטיביות הארגונית. ההכרה בכך מחלחלת גם לתהליך התכנון האדריכלי, שבוחן היבטים של חווית עובד ושביעות רצון עובדים כחלק מעבודת התכנון והעיצוב.

עיצוב: מיכל רוזן. צילום: קטיה לין     

בסקר שביצע מכון המחקר של משרד האדריכלים גנסלר, נמצא כי 70% מהעובדים רוצים לחזור למשרדים ו30% הנותרים רוצים לעבוד במודל המשלב משרד ובית. 

גם בסקר שערכנו לאחרונה (באוקטובר 2020) בקרב עובדים ומנהלים בכירים בארגונים בישראל, מצאנו שכמעט מחצית מהעובדים (47%) עובדים כיום בארגונים שעברו למודל ההיברידי (שילוב של בית ומשרד).

המודל ההיברידי, שיהפוך כנראה לאופציה המועדפת על ידי ארגונים ברחבי העולם, הופך את סביבת העבודה למורכבת ביותר שידענו אי פעם. השינויים בדפוסי העבודה והבניית "הנורמלי החדש", מחייבים לדעתנו שילוב של מדידה אמפירית בבניית פרוגרמה תכנונית ואפיון דרישות הארגון מסביבת העבודה. 

עיצוב: מיכל רוזן. צילום: קטיה לין     

חשיבות מדידת עמדות עובדים ומנהלים בתהליך תכנון ועיצוב סביבת העבודה

לסקרי עובדים נודעת חשיבות רבה בתהליכים ארגוניים שונים, ובכלל זה עיצוב סביבת העבודה. סקרי עובדים מספקים לחברה תובנות באשר למה חושבים ומרגישים העובדים והיכן ואיך הארגון צריך להשקיע כדי לשפר את חוויית העובדים. 

על חשיבות המדידה בתהליך תכנון סביבת העבודה, ניתן ללמוד מסקר שערכה השנה חברת הנדל"ן CBRE בו השתתפו 126 מנהלי נכסים גלובליים בחברות שרובן פורטון 500 ופורטון 100. 49% מהנשאלים הסכימו שמדידת ההשפעה של סביבת העבודה על מחוברות עובדים הופכת להיות חשובה מאוד. הארגונים שהשתתפו בסקר מודדים, בין היתר, את רמת המחוברות הארגונית ואת השפעת העיצוב על תפוקת העבודה! השפעת מתודולוגיות עיצוב כמו ביופיליה - הכנסת טבע למשרדים, על תפוקת העבודה, כבר ידועה וארגונים משתמשים במידע כחלק בלתי נפרד מתהליך התכנון.

עיצוב: מיכל רוזן. צילום: קטיה לין     

דוגמא למצב שבו האינטואיציה יכולה לפעמים "להוליך שולל", הוא ההעדפה ההולכת וגוברת של ארגונים לעבור לשיטת העמדה החמה. מחקרים שבחנו את השפעת סביבת העבודה הראו, שארגונים אשר שמו לנגד עיניהם רק את היעדים "השיתופיים" ולא השכילו לאמוד את הצורך של העובדים בפרטיות, למעשה גרמו לעובדים לבנות סביבם "קירות בלתי נראים" שמאפשרים להם להתנתק מהסביבה – מהרעש, מההפרעות ומעודף הגירויים שמאפיינים סביבות עבודה משותפות. מתוך כוונה להבנות שיתופיות מרבית, ארגונים אלה דווקא יצרו בפועל ריחוק חברתי ומקצועי של העובדים – שביקשו למצוא לעצמם מקום שקט ופרטי. אז, בעוד שארגונים מסויימים מפיקים תועלת רבה מחללי עבודה משותפים – עד כדי עמדות חמות, ארגונים אחרים – המאופיינים במאפיינים, תפקידים, תרבות ואופי אחר – לא רק שאינם יכולים להפיק את המרב מחללי העבודה השיתופיים, אלא שביעות רצון העובדים בהם נפגעת ואתה מדדים ארגוניים נוספים של פרודוקטיביות, שיתופיות ומחוברות.

הדמיה: סטודיו ליליקה. עיצוב:מיכל רוזן ורון רובנשטיין     

מה מודדים? ואיך מודדים?

כדי לתכנן את סביבת העבודה האופטימלית במונחים של מחוברות עובדים ופרודוקטיביות ארגונית, נדרשת מדידה אמפירית מהימנה בתהליך העבודה של המעצב / אדריכל. החלטות עיצוביות – שהנן כאמור בעלות השפעה לא מבוטלת על חווית העבודה בארגון ומכאן על ההצלחה העסקית של הארגון, צריכות לקחת בחשבון את העמדות וההעדפות של העובדים. 

מהצד של העובדים, הסקר מספק פלטפורמת תקשורת לביטוי עמדות ביחס לסביבת העבודה. אמירות אינדיבידואליות מקבלות בסקר פרספקטיבה קולקטיבית ומאפשרות לעובדים - כקבוצה, לאותת להנהלה על נקודות החוזק והתורפה שמאפיינים את סביבת העבודה. 

צילום: קטיה לין     

תהליך התכנון והעיצוב האדריכלי כולל באופן אידאלי שני שלבים של מדידה ארגונית - באמצעות סקרי עמדות עובדים ומנהלים. כל אחד מהסקרים מודד היבטים מעט שונים ובנקודות זמן שונות של תהליך העיצוב: סקר לפני תחילת התכנון האדריכלי – לאפיון ציפיות, צרכים והעדפות; וסקר לאחר סיום העיצוב – לאמידת אפקטיביות סביבת העבודה. המדידה מתמקדת בשלושה עולמות תוכן: דפוסי עבודה (שעות עבודה, אופי התפקיד, ממשקי עבודה); תרבות ארגונית (נורמות של שיתופיות ועבודת צוות, תקשורת פנים ארגונית); וחווית עובד (פרודוקטיביות, מחוברות עובדים, שביעות רצון ואושר).

meetings then. איור: נדב נחמני     

דגשים מתודולוגיים לתכנון מדידה מהימנה

ביצוע סקר ארגוני בתהליך עיצוב סביבת העבודה כרוך בביצוע מספר שלבי מחקר ובקבלת החלטות ארגוניות ומתודולוגיות בכל אחד משלבים אלה. בבואו לבצע סקר עמדות ארגוני, על מבצע הסקר (המעצב / משאבי האנוש) להתייחס לכמה היבטים מתודולוגיים שמשפיעים על איכות המדידה.

שיתוף פעולה מצד מנהלי הפרוייקט - הצלחת התהליך במונחים של הענות העובדים, הבניית אמון ודיוק המדידה מבוססים על שיתוף פעולה של כל הצדדים המשתתפים בתהליך, בראשו ובראשונה – הנהלת החברה, הנהלת משאבי האנוש והמעצב / אדריכל. כל אלה צריכים להבין את התועלות של המדידה לתהליך התכנון והעיצוב האדריכלי, ולהיות חלק מהתהליך המתודולוגי. 

ניסוח שאלונים תפורים אישית – הסקרים צריכים להיות מותאמים לצרכים הספציפיים של הארגון. על השאלון לבחון באופן מהימן ותקף את שאלת המחקר ולהיות מותאם לשפה הארגונית ולתרבות הארגונית. תוכן השאלון (נוסח הפריטים, מבנה השאלון והרציונאל הפנימי שלו) צריכים להגדיל את הסיכוי שהעובדים יבינו את השאלות כפי שעורכי הסקר התכוונו ושישיבו על השאלות באופן מלא וכנה ולמדוד את מה שנכון לארגון למדוד בנקודת הזמן שבה מבוצע הסקר.

הגדרה נכונה של קבוצות בארגון - יש לאפיין את הקבוצות הארגוניות הרלוונטיות לסקר (מחלקות, יחידות וצוותים; עובדים באתרים בינלאומיים; עובדים שאינם נגישים למחשב; וכו'). הגדרה נכונה של הקבוצות הארגוניות תאפשר תכנון נכון של מערך המחקר בשלבי ניסוח השאלון, איסוף הנתונים וניתוח הממצאים.

שמירה על אנונימיות העובדים - סקרי עובדים צריכים להתבצע באופן אנונימי. תחושת האנונימיות משפיעה על הנכונות להשתתף בסקר ולעשות זאת באופן כנה. בשלב שליחת הסקר ובמהלכו יש להדגיש לעובדים שהסקר הנו אנונימי ולהפיג את חששות העובדים בנושא זה.

הפחתת הסרוב - בכל סקר שבו מספר המשיבים אינו זהה למספר העובדים אליהם נשלח הסקר נתון תאורטית להטייה באומדנים. כדי להפחית את מספר המסרבים (ולהגדיל את מספר המשיבים) בסקר, ניתן ליישם מספר פרקטיקות שעיקרן יצירת מוטיבציה בקרב העובדים להשיב ומציאת איזון בין התועלות של הסקר (תקשורת, הקשבה, למידה) לעלויות שלו (במובן של זמן ושיתוף מידע).

meetings today. איור: נדב נחמני     

לסיכום

כדי לתכנן את סביבת העבודה האופטימלית במונחים של מחוברות עובדים ופרודוקטיביות ארגונית, נדרשת מדידה אמפירית מהימנה בתהליך העבודה של המעצב והאדריכל. אג'נדה מקצועית ואינטואיציה אינם מספיקים. החלטות עיצוביות שמשפיעות בסופו של דבר על חווית העבודה בארגון ומכאן על ההצלחה העסקית של הארגון, צריכות לקחת בחשבון את העמדות והעדפות של העובדים והמנהלים ואת התרבות הארגונית הספציפיים לארגון, ולא רק את "האני מאמין" של האדריכל, המעצב והנהלת הארגון – מקצועיים ומנוסים ככל שיהיו. 

ד"ר גלית סיני קרמונה (Ph.D) - מתודולוגית של סקרים וסוציולוגית. בעלת תואר שלישי מאוניברסיטת תל אביב. מתמחה בסקרים ארגוניים, סקרים אינטרנטיים ומחקר סוציולוגי ארגוני. יועצת מתודולוגית לארגונים, יועצת בפיתוח מערכות סקרים ומרצה בתחום הסקרים. בעלת מתודה, חברת בוטיק המתמחה בביצוע סקרי עמדות בארגונים – בקרב עובדים, מנהלים ולקוחות ומדדים סוציולוגיים ארגוניים (מחוברות עובדים, שיתופיות, אמון, אושר וחוויית לקוח). 

ד"ר גלית סיני קרמונה     

מיכל רוזן - מעצבת פנים בוגרת מדעים מאוניברסיטת תל אביב (B.Sc.Te.) ובוגרת H.I.T. במגמת עיצוב. היא מתמחה בעיצוב משרדים על בסיס מחקרי ובפברואר השנה יזמה את כנס WELL  על עיצוב סביבת העבודה כמצע להצלחה ארגונית. 

מיכל רוזן. צילום: דוד בכר     

הכתבה מתוך גיליון 161 בנושא המשרד ומרחב העבודה. <<להורדת המגזין לחץ כאן>>