זה לא האיך, זה האיפה: כך תייצרו חלל עבודה יעיל במשרד

מדוע יש צורך לייעל את סביבת המשרדים

הארכת שעות העבודה היא תופעה חובקת עולם שאין ספק בה, וישראל נחשבת לאחת מן המדינות בעלות שעות העבודה המשרדיות הארוכות ביותר.

לשם השוואה, ממוצע שעות העבודה השנתי לעובד בארגון כלשהו מתוך 36 מדינות שנבדקו על ידי ה-OECD הוא 1770 שעות, בעוד שבישראל ממוצע השעות השנתי לעובד הוא 1867 שעות – הפרש של היקף שעות המכסה קרוב לשלושה שבועות של עבודה. בענפי הביטוח והפיננסים יום העבודה הוא בין הקצרים במשק, וגם אז הוא עומד על למעלה משמונה וחצי שעות.

כאשר עוברים לענפים אחרים, כמו פרסום, היי טק, מזכירות רפואית, משפטים וראיית חשבון, קו עשר השעות נחצה בקלות. שיאני שעות העבודה הם המתמחים במשרדי עורכי דין ורואי חשבון, שעומדים על כ-12 שעות עבודה יומיות בממוצע. ייעול של סביבת המשרד יכול לתרום בשתי דרכים עיקריות.

מן הצד האחד, יש בו לקצר את יום העבודה, גם אם הדבר לא ניכר באופן נראה לעין, וזאת באמצעות קיצור זניח של תהליכים יום יומיים, אשר החזרה המרובה עליהם הופכת את קיצורי הזמנים למשמעותיים למדי.

מן הצד השני, ייעול סביבת המשרד יכול לשפר את התחושה הכללית של העובד בעת השהייה במשרד, שהיא בתורה גם מעלה את הפריון של העובד וכך עשויה לקצר את זמני העבודה, וגם יש בה לנחם את העובד לסייע לו לעבוד בניחוחות במשך שעות העבודה הארוכות.

איך עושים את זה?

את הצעדים הראשונים לייעול ושיפור המשרד ניתן להבין רק מתוך החוויות האישיות שלנו בכניסה לחדרים ולחללים שונים.

מבלי להבחין יותר מידי באלמנטים המצויים החלל, אנו מקבלים רושם ראשוני כללי ממנו כבר בעת הכניסה אליו, המלווה בתחושת רווחה או מחנק, ניחוחות או מועקה, ביתיות או ניכור.

בנוסף לכך, שהייה נוספת בחלל יכולה להגביר את התחושות הזו, וגם זאת מבלי שתמיד נדע מה בדיוק מבדיל בין חדרים וחללים שונים וגורם לנו לקבל תחושות שונות מהם.

מומחים לארגון ולעיצוב פנים יודעים לשים את האצבע על האלמנטים הללו שיש בה לשנות באופן כה משמעותי את התחושה הכללית, וכך יש בידם לארגן את המשרד באופן שיעניק את התחושה המיטבית לשוהים בו.

בין האלמנטים שעליהם שמים דגש מבחינה זו, ניתן למנות את הבאים:

תאורה:

כל מי שבילה זמן רב בחלל אפלולי יודע את החשיבות האדירה שיש לתאורה על התחושה הכללית ובמיוחד על הפריון במהלך העבודה.

חוש הראייה הוא החוש המרכזי של האדם, ובכל סוגי העבודות המשרדיות זהו החוש שמופעל באופן המקיף ביותר.

תאורה לא נכונה במשרד גורמת לעיניים להתאמץ יתר על המידה כדי לראות היטב, דבר שגורר בתורו עייפות הולכת ומתגברת ובמקרים קיצוניים אף כאבי ראש.

ההשלכות הלא נעימות הללו אינן תוצאה רק של היעדר תאורה ושל אפלוליות, אלא גם של תאורה אשר מושמת באופן לא יעיל – בין אם היא אינה שופכת די אור על האלמנטים החשובים בחלל ובין אם היא מושמת באופן ישיר עד לכדי סנוור.

אחד מן השלבים הראשונים בתכנון נכון של המשרד הוא תכנון קפדני ומחושב של התאורה בו, באופן שיממש את כל מה שנדרש ממנה: שתהיה רבה מספיק כדי שהחדר יהיה מואר היטב, שתהיה מפוזרת באופן נכון אשר מדגיש את האלמנטים החשובים בחלל ושתהיה ממוקמת באופן מחושב כדי שלא ייווצר בוהק יתר המתבטא בסנוור.

צבעים:

באופן דומה לתאורה, גם לצבעים של המשרד יש משקל רחב בקביעת הלך הרוח של השוהים בו.

הקשר ההדוק בין צבעים לתאורה מצריך תכנון של שני האלמנטים הללו גם יחד, אך יש בצבעי המשרד יותר מכך, שכן גוון הצבעים עצמם עשוי להשפיע רבות על התחושות שהוא מייצר.

הדבר הראשון והבולט ביותר הוא הכהות והבהירות של צבעי החדר, שעשוי להיות להם אפקט דומה לתאורה של החדר, אבל הוא לאו דווקא מתבטא בתגובה ביולוגית של העיניים שלנו אלא בתגובה פסיכולוגית – במילים אחרות, צבעים מסוימים לאו דווקא יגרמו עייפות לעיניים שלנו, אך יש בהם לגרום לנו לתחושת מרחב או מחנק.

הדבר השני, ולא פחות חשוב מכך, הוא סידור הגוונים וההתכתבות שלהם זה עם זה.

כאשר הצבעים השונים אינם משולבים באופן נכון, התוצאה המתקבלת עשויה להיות צעקנית ומבולגנת – אמנם היא יכולה לשקף סגנון עיצוב מלא תעוזה, אך התעוזה הזו נמאסת במהירות די רבה ולאורך זמן הבלגן ישפיע על הנוכחים במשרד ויעייף אותם.

סידור הנדסי:

הסידור ההנדסי של המשרד הוא סידור של האלמנטים בו, מבחינת שולחנות העבודה, מקומות הישיבה, ארונות אחסון, פרטי נוי ועוד.

אדם לא מקצועי נוטה לסדר את האלמנטים השונים באופן שיהיה מקום בשביל הכל, והוא מאמין שבכך סיים את מלאכתו ואכן יהיה ניתן לעבוד במרחב בניחוחות.

אך דאגה למרחב גדול דיו עבור העובדים אינה מספיקה, והסידור ההנדסי צריך להיות כזה שידאג גם שהעובדים יקבלו את תחושת המרחב.

הדבר נעשה באמצעות סידור של האלמנטים באופן שישקף זרימה, כך שיהיה ניתן לנוע במרחב באופן פשוט ונעים, תוך מחשבה על הנקודות במשרד שיש פנייה אליהן בתדירות גבוהה יותר וכך הן מצריכות גישה נוחה יותר.

התייעלות שכזו אינה רק גורמת את חיי המשרד לנוחים ויעילים יותר, אלא יש בה ממש למצות את המיטב מכל חלל ללא תלות בגודל הממשי שלו.

אלמנטים פונקציונליים:

אוסף האלמנטים הפונקציונליים שיכולים לאכלס את המשרד הוא רשימת פתרונות אחסון, ישיבה ועבודה שיש בהם להקל על הפעולות הקטנות ויום יומיות שבמשרד.

הדבר מתבטא במיקסום של יכולת הגישה לאמצעי האחסון השונים, בשיפור של אופני הישיבה של העובדים במשרד ושל יצירת אווירה נינוחה בעלת מרחב אישי לכל עובד.

התוצאות לכך פועלות על שני מישורים, כאשר מן הצד האחד יש בהן לשפר משמעותית את חווית העובד וכך למנוע עייפות, מרמור וניכור, ומן הצד השני יש בהן לקצר את תהליכי העבודה וכך להביא לקיצוץ מצטבר בשעות העבודה הארוכות.

מן הבחינה הראשונה, בכל היבט של חוסר נוחות במשרד – בין אם הוא מתבטא בגישה לא נוחה למגירות ולארונות, בשהייה בתנוחות לא נוחות או בכל דבר אחר – יש את היכולת לפגוע משמעותית בתחושה ובמורל של העובדים.

הדבר אמנם לא מורגש באופן ישיר, שכן הליקויים הללו עשויים להיות מזעריים בלבד, אך מדובר בפעולות שגרתיות חוזרות ובאופן מצטבר חוסר הנוחות והעייפות הולכים ומתגברים.

באופן דומה, כל ליקוי שכזה דורש זמן ארוך יותר בביצוע פעולות מסוימות – ההבדל יכול להיות פעמים רבות רק כמה שברירי שנייה, אך שברירי השנייה הללו מצטברים והופכים לשעות עבודה ארוכות בשנה, אשר מונעות מן העובדים את הזמן הפרטי שלהם במשרד ואשר מנהלי המשרד צריכים לשלם עליהם מכיסם.

שיפור חווית העבודה:

בנוסף לכל אלו, תמיד אפשר להמשיך ולשפר את חווית העבודה באמצעות אלמנטים נוספים שיש בהם לתרום ולייעל את העבודה כולה.

בקטגוריה זו ניתן להצביע הן על פרטי נוי, שבשילוב חכם שלהם במשרד ניתן להטיב עם העובדים ולתרום לתחושה הכללית שלהם, והן על אמצעים פונקציונליים חדשניים.

בין אם מדובר על עציץ נעים שישפוך אווירה טבעית וחיובית על המשרד כולו, ובין אם מדובר על טלוויזיה מובנית להצגה יעילה של מצגות, יש בהם לסייע לעבודה יעילה ונוחה יותר מצד אחד, וגם יש בהם לעשות רושם חיובי במיוחד על לקוחות שמגיעים למשרד.

להגיע לתוצאות הגבוהות ביותר

יעילות גבוהה מן המשרד אשר מתבטאת הן בפריון של העובדים והן בתחושה הכללית שלהם היא תוצאה של מלאכה מחושבת הנעשית על ידי בעל מקצוע שיש לו את כל המיומנויות לעיצוב ותכנון נכון של המשרד.

חברות אשר מתמחות בתכנון פרויקטים שכאלה צריכות להתפרס על מגוון רחב של תחומי ידע, החל מהבנה מעמיקה של עיצוב פנים ושל תכנון אדריכלי, אך גם עד להיכרות גבוהה עם אופני העבודה במשרדים שונים ופסיכולוגיה של כוח אדם.

כך, ניתן להגיע לתוצאות מיטביות אשר משפרות באופן משמעותי את הפריון של המשרד כולו, והדבר ניכר הן ברווחים של המשרד והן במורל של העובדים.

ליאור טורם מחברת הרדור, המייצרת ארונות הזזה, מספר לנו על עבודתו ואומר, "במסגרת הפרויקטים בהם אנו מלווים מעצבי פנים ואדריכלים, ראינו הרבה מתיחות פנים והרבה מהפכים בין אם התהליך כלל שינוי פיזי של החלל, שינויים עיצוביים בלבד או רק שינויים ברמת הריהוט.

"ראינו שהאופציות האלו או שילוב של כולן השפיעו לא רק על האווירה במשרד אלא הביאו להתייעלות משמעותית בפעולות הקטנות במשרד עד כדי חסכון של שעות עבודה רבות, שניתן להשקיע אותן בשעות חופש נכספות או בעבודה בפועל.

"לכן אנו ממליצים לכם ללכת על זה כי ההשקעה פשוט שווה את זה.”

משרד נעים, עובדים מאושרים

התחרות בשוק הולכת וגוברת ויש לפנות לכל האמצעים כדי לשפר את היעילות של המשרד ואת הפריון שלו.

שעות העבודה ההולכות ומאריכות אמנם מצליחות לייעל במקצת את העבודה של המשרדים, אך אין בהן טעם אם תופעות הלוואי שלהן כוללות עייפות יתר מצד העובדים, ניכור ומרמור.

באמצעות ייעול של המשרד מבחינה עיצובית ופונקציונלית כאחד, ניתן למנוע את תופעות הלוואי הללו, ויותר מכך, ניתן מלכתחילה להגביר את התייעלות המשרד וכך גם לחסוך חלק מן ההתארכות הזו של שעות העבודה.

השיפורים הללו עשויים להיראות פעוטים באופן ישיר, אך לאורך זמן הם מצטברים לכדי שעות ואף ימים נוספים של חופש בשנה – למה לא בעצם? הרי מגיע לכם.